La problématique des communications d’entreprise modernes
Dans le paysage actuel des communications d’entreprise, un excès de messages indésirables s’est installé. Offres du jour, études peu fiables, sollicitations commerciales et annonces d’emploi inondent quotidiennement les boîtes de réception, causant ainsi des perturbations. Ce flux incessant de courriels, messages texte et autres notifications peut être non seulement nuisible mais également source de risques pour les entreprises.
Les enjeux de la conformité réglementaire
Pour les entreprises réglementées, telles que les banques, les compagnies d’assurance et les cabinets juridiques, un faible pourcentage des communications électroniques enfreignent les règles de conformité. Pire encore, certaines peuvent être des tentatives de cybercriminalité. La nécessité de distinguer les menaces potentielles des communications inoffensives représente un défi constant et coûteux. Des experts, souvent bien rémunérés, sont engagés par milliers pour passer manuellement au crible ces messages afin de repérer les risques.
Les faux positifs : un véritable fléau
Les faux positifs, soit ces communications indésirables mais innocentes qui peuvent être ignorées sans risque, engorgent les systèmes de contrôle et gaspillage temps et ressources précieuses. L’implémentation d’outils capables de détecter, de marquer et de supprimer ces faux positifs peut réduire ce gaspillage d’efficacité jusqu’à 98%, tout en permettant une identification accrue des véritables risques.
Le rôle d’un partenaire technologique
Pour faire face à ces défis, les entreprises ont besoin d’un partenaire technologique disposant des solutions adaptées et de l’expertise nécessaire. Chris Stapenhurst, Senior Principal Product Manager chez Veritas, souligne : « Les entreprises réglementées doivent se surveiller elles-mêmes afin de minimiser tout risque d’infraction involontaire aux règles strictes concernant les communications électroniques. Les évaluateurs doivent donc rechercher les risques dans un ensemble de données aussi réduit et profitable que possible. »
L’importance de la technologie dans la gestion des communications
Aujourd’hui, les plateformes de communication unifiées (UC) ont considérablement multiplié les canaux de communication. Les échanges autrefois limités aux voix se font maintenant via email, SMS et diverses applications tierces telles que WhatsApp et Slack. Il est donc impératif que les fournisseurs de plateformes UC, ainsi que les organisations utilisatrices, déploient un maximum de soutien technologique pour atténuer ces impacts.
La solution Veritas face aux défis contemporains
La solution proposée par Veritas s’intègre parfaitement aux infrastructures de communication existantes des clients. Elle comprend un mécanisme d’exclusion et une liste « autorisée », capable de comprendre que des mots fortement connotés comme « interdit » ou « non autorisé », présents dans les avertissements légaux standard, ne constituent pas forcément une source d’inquiétude. De plus, cette solution dispose de politiques prêtes à l’emploi pour identifier des contenus d’emails qui, bien que semblant menaçants, sont en réalité sans risque, par exemple certains objets de message ou réponses automatiques d’absence.
Une approche évolutive avec l’IA
De manière unique, le système IA de Veritas est constamment entraîné par l’activité des évaluateurs finaux et mis à jour chaque jour pour refléter l’évolution du vocabulaire spécifique des clients. « Cela garantit une approche multicouche dans l’identification des faux positifs et des exclusions », explique Stapenhurst. Les mises à jour trimestrielles de classification, co-développées avec les clients, permettent de garder les systèmes à jour, même si aucune action interne n’est entreprise par ces derniers.
Impact tangible d’une stratégie efficace
Déployer la solution Veritas peut avoir un impact révolutionnaire. Stapenhurst partage un exemple concret : « Nous avons récemment collaboré avec une banque qui avait 40 évaluateurs humains examinant les communications électroniques de façon continue. Grâce à notre solution, ils ont réduit ce nombre à seulement quatre ‘super-surveillance’ concentrés sur un ensemble réduit de communications, où tous les risques de non-conformité réglementaire se présentent. Cela représente non seulement une économie substantielle en ressources, mais également une amélioration significative de la capacité de la banque à prévenir les violations des règles, réduisant ainsi son exposition aux amendes. »
En utilisant la technologie appropriée, les entreprises peuvent renforcer leur conformité réglementaire tout en optimisant leurs ressources.